ระบบธุรการ-การเงิน

ขั้นตอนที่ 1

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

(ระบบธุรการ - การเงิน)

แผนกธุรการ-การเงิน ทำหน้าที่

- ดูแลรับผิดชอบการคีย์ประวัติพนักงานใหม่ จัดทำสรุปเงินเดือน

- จัดทำสรุปบัญชีการเงิน รายได้ของสาขาและทำเอกสารส่งให้บัญชีส่วนกลาง

- ดูแลงานด้านธุรการ งานสำนักงานทั่วไป และดูแลกฎระเบียบบริษัทของสาขา

ปัญหาแผนกธุรการ-การเงิน

- มีพนักงานขาดประสบการณ์ในด้านการบัญชี

- ขาดทักษะในการใช้คอมพิวเตอร์

- การดำเนินการเรื่องทางการเงินเป็นไปได้ช้า

- มีเอกสารมากมายทำให้ต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลจึงเกิดความล่าช้าในการทำงาน

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบธุรการ-การเงิน มาใช้งาน

จากการที่ได้วิเคราะห์การทำงานของระบบธุรการ-การเงิน ระบบเดิมพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการปฏิบัติงานทางด้านการเงินหรือบัญชี รวมถึงงานด้านเอกสารต่าง ๆ ตลอดจนการใช้และการเก็บรักษาข้อมูลหรือ เอกสารหลักฐานที่สำคัญต่าง ๆ ที่ใช้ในการประกอบธุรกิจติดต่อประสานงานกับแผนกต่าง ๆ บางครั้งมีการจัดทำที่ล่าช้าทำให้สูญเสียเวลาในการทำงาน เนื่องจากแผนกธุรการ-การเงินมีเอกสารมากมายทำให้ค้น หาได้ลำบากและอีกทั้งยังเสี่ยงต่อการสูญหายได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบ ใหม่ขึ้นทางทีมงานจึงทำการพัฒนาระบบธุรการ-การเงิน ขึ้นและได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหาร จากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ ตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ 
                1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

                2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

                3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

 รูปที่ 1 ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

ทางเลือกที่ 1 จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

ตารางที่ 1  แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ     4              ช่วงคะแนน 100-90           เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ     3              ช่วงคะแนน 89-70             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดี

                น้ำหนักเท่ากับ     2              ช่วงคะแนน 69-50             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ     1              ช่วงคะแนน 49-30             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ปรับปรุง

                ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

 

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1 
                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ บริษัท เอสเอ็มแอล ซอฟต์ จำกัด มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

ตารางที่ 2  แนวทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อมาพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2 

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือก ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสมโดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ     4              ช่วงคะแนน 100-90           เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ     3              ช่วงคะแนน 89-70             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดี

                น้ำหนักเท่ากับ     2              ช่วงคะแนน 69-50             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ     1              ช่วงคะแนน 49-30             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ปรับปรุง 
                ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2 
                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือก จ้างบริษัท ซีอาร์เค โซลูชั่น จำกัด มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

ตารางที่ 3   แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3
                ไม่มีการประเมินเพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่ามีความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 2 เดือน 5 วัน และมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น) 
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้ง 3 
                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ตารางที่ 4   เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้ง 3

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย 
              เพื่อนำระบบธุรการ-การเงิน มาช่วยให้การทำงานทางด้านเอกสารและการเงินให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร 

วัตถุประสงค์ 

เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆภายในองค์กรให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานโดยระบบมีความทันสมัยเพื่อรองรับกับผู้ใช้งาน 

ขอบเขตของระบบ 

โครงการพัฒนาระบบธุรการ-การเงิน ได้มีการจัดขึ้นโดยการจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบธุรการ-การเงิน ต่อไปนี้
              1. ระบบมีการเน้นความถูกต้องของตัวเลข 
              2. ระบบต้องมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนๆและง่ายต่อการค้นหา 
              3. ระบบจะต้องใช้งานได้ง่ายไม่มีความซับซ้อนจนเกินไป 
              4. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้ 
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1. เอกสารมีจำนวนมากไม่มีการจัดเก็บที่เป็นระบบทำให้ค้นหาเอกสารได้ช้า

2. งานด้านการเงินมีการคิดที่ผิดพลาด

3. พนักงานด้านการเงินยังขาดประสบการณ์ในการทำงาน

4. การประสานงานระหว่างแผนกต่างๆเป็นไปได้ช้า

5. ระบบมีความซับซ้อนในการทำงาน

6. ภาพรวมของการทำงานยังไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ 
ความต้องการของระบบใหม่

1. มีการจัดเอกสารไว้เป็นหมวดหมู่และสามารถทำการค้นหาได้ง่าย

2. ระบบมีความแม่นยำทางด้านตัวเลข

3. สามารถลดขั้นตอนการทำงานต่างๆลงไปได้

4. พนักงานใช้งานระบบแล้วไม่รู้สึกถึงความยากในการใช้

5. การประสานงานกับแผนกต่างๆสามารถทำได้รวดเร็วและสะดวกกว่าเดิม

6. ทำให้ภาพลักษณ์ขององค์และการทำงานดียิ่งขึ้น

7. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. ข้อมูลด้านตัวเลขมีความถูกต้องแม่นยำ

2. การค้นหาเอกสารหรือข้อมูลทางการเงินทำได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น

3. การติดต่อกันระหว่างแผนกสามารถทำได้สะดวกช่วยให้การทำงานต่างๆเร็วเร็วขึ้น

4. การทำงานในภาพรวมมีประสิทธิภาพมากขึ้น 
แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบธุรการ-การเงิน และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

- ประมาณการใช้ทรัพยากร

- ประมาณการใช้งบประมาณ

- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน 
1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

    ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรฝ่ายสารสนเทศ ทั้ง  2 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

    - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับบริษัทที่จัดจำหน่ายซอฟต์แวร์สำเร็จรูป และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

    - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการติดตั้งโปรแกรมของระบบรวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ 
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

    ในปัจจุบันบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

    1. เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

    2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 8 เครื่อง

    3. เครื่องพิมพ์ (Printer) 4 เครื่อง

    4. อุปกรณ์ต่อพวง 4 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ตารางที่ 5 การบริหารงาน

สรุปงบประมาณของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1. ส่วนของผู้บริหาร

                ค่าจัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป                                                     155,500                 บาท

2. พนักงาน

                ฝึกอบรมให้แก่ผู้บริหารและพนักงาน10คน                                2,000                 บาท

                วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                              2,000                 บาท

3. จัดซื้ออุปกรณ์ต่างๆ

                เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                     54,000                 บาท

                อื่นๆ                                                                                            10,000                 บาท

4. ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

                ค่าบำรุงระบบ                                                                              30,000                 บาท

                                                                                                    รวม        253,500                 บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบธุรการ-การเงิน จะใช้เวลาประมาณ 7 วัน ตั้งแต่วันที่ 1-7 กุมภาพันธ์ 2558 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของระบบธุรการ-การเงิน ของบริษัท

ระยะเวลาดำเนินงาน

- จำนวนชั่วโมงการทำงานแต่ละวันหรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ คือ 8 ชั่วโมง/วัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง

- วันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบธุรการ-การเงินเดิมของบริษัทส่วนใหญ่เทคโนโลยีที่นำมาใช้บางส่วนยังไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอและส่งผลต่อการทำงานที่ล่าช้าและเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น

ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

    ในส่วนนี้อาจเกี่ยวข้องกับทางด้าน Software และ Hardware ของระบบเดิม ว่ามีการใช้ส่วนใดบ้างเช่นโปรแกรมสำเร็จรูปด้านต่างๆและอุปกรณ์อื่นๆ

2. ความเป็นไปได้ทางด้านปฏิบัติงาน

    ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัทซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวข้องกับการทดสอบ การทดลองระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไร

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา

    ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบธุรการ-การเงิน ใช้เวลาทั้งหมด 7 วัน ตั้งแต่ 1-7 มีนาคม 2558 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

    จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบได้ผลที่ประสบความสำเร็จ ระบบที่ได้เป็นไปตามความต้องการของบริษัทและผู้ใช้งานระบบ

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบธุรการ-การเงิน ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาจึงได้เก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อเตรียมแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

ในการกำหนดความต้องการทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม ซึ่งแบบสอบถามทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและมีอิสระในการให้คำตอบ

ออกแบบสอบถาม

บุคคลผู้ตอบแบบสอบถาม คือ พนักงานผู้ที่ใช้ระบบการใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลที่ต้องการพัฒนาเนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ซึ่งไม่ต้องมีการจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของพนักงาน สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม ทำให้ผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

แบบฟอร์มที่ 1  แบบสอบถามเพื่อการเก็บรวบรวมข้อมูล

การที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

    1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2007

    1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 8 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7,8 และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

- แผนกธุรการ-การเงินใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้ Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้าและใช้Microsoft Word 2010

- แผนกห้องฉายใช้เครื่องฉายระบบฟิล์ม ในการฉายภาพยนตร์

- แผนกจำหน่ายตั๋วใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

- แผนกช่างซ่อมใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้

- แผนกอาหารใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า

- แผนกพนักงานใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

- แผนกสื่อโฆษณาใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูล ข่าวสาร

- แผนกบริการลูกค้าใช้ระบบ PC telephony รวมถึง Internet telephony ซึ่งเป็นการรวมระบบ โทรศัพท์เข้ากับระบบงานต่างๆ

- แผนกเจ้าหน้าที่ใช้ซอฟแวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายงานต่างๆ

- แผนกซ่อมบำรุงใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ ซ่อมบำรุง และจัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง

- แผนก system ใช้ซอฟแวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายละเอียดของระบบแผนกออกแบบใช้ซอฟแวร์ VISUAL STUDIO 2010 EXPRESS EDITION ในการออกแบบ

    1.3 เครื่องพิมพ์จำนวน 4 เครื่อง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน1 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 1 เครื่อง

    1.4 อุปกรณ์ต่อพ่วง จำนวน 4 ชุด ได้แก่ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 3 ชุด

2. ความต้องการในระบบใหม่

    2.1 สามารถค้นหาข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

    2.2 การคิดคำนวณตัวเลขมีความแม่นยำมากขึ้น

    2.3 ระบบสามารถใช้งานได้ง่ายไม่ซับซ้อน

    2.4 ระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

    จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

    3.1 ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

    3.2 ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

    3.3 ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน

    3.4 สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

    3.5 เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ 
จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย DFD 

จากการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) ดังนี้ 

แผนภาพบริบท (Context Diagram)

รูปที่ 2 แสดง  Context Diagram

อธิบาย Context Diagram

จาก Context Diagram ของระบบธุรการ-การเงิน บริษัท เมเจอร์คลับ จำกัด ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ พนักงาน ผู้จัดการและผู้บริหาร ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบธุรการ-การเงิน นี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้

พนักงาน

พนักงานสามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้ ใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลรายจ่าย ใบเสร็จจ่ายเงิน เรียกดูข้อมูลและพิมพ์รายงานรายรับและรายจ่าย

ผู้จัดการ

ผู้จัดการจัดสรรเงินงบประมาณให้กับบริษัท โดยจะเป็นผู้เพิ่ม/ลบ/แก้ไข งบประมาณเอง เพื่อป้องกันการทุจริต เรียกดูข้อมูลรายได้-รายจ่าย ทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้ พร้อมสั่งพิมพ์รายงานได้

ผู้บริหาร

ผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลด้านการเงินต่างๆ รายงานผลข้อมูลงบประมาณการเงินและรายงานผลข้อมูลประจำเดือน ฯลฯ ได้ 
                จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 3 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้ 
Process 1.0 จัดการงบประมาณ 
                เป็นระบบจัดการงบประมาณ ซึ่งทำโดยผู้จัดการ จะทำหน้าเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลงบประมาณเอง ข้อมูลจะบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ 
Process 2.0 จัดการรายได้ 
                เป็นระบบจัดการรายได้ของบริษัท ซึ่งทำโดยพนักงานจะทำหน้าที่ เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้และใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลจะถูกบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลรายได้ 
Process 3.0 จัดการรายจ่าย 
                เป็นระบบจัดการรายจ่ายของบริษัท ซึ่งทำโดยพนักงาน จะทำหน้าที่ เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายจ่ายและใบเสร็จจ่ายเงิน ข้อมูลจะถูกบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย 

Data  Flow   Diagram  Level 1 of    Process 1

รูปที่ 3 แสดง  DFD  Level 1 of  Process 1.0 จัดการงบประมาณ

คำอธิบาย DFD  LEVEL    1  Of   Process 1.0 เป็นระบบจัดการงบประมาณ

        1.1 จัดสรรงบประมาณ

              ผู้จัดการ เพิ่มข้อมูลงบประมาณที่ได้จัดสรรไว้เข้าสู่ระบบจัดสรรงบประมาณ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ และข้อมูลจะถูกส่งกลับไปหาหัวหน้าด้วย

        1.2 คำนวณ

              ระบบจะนำข้อมูลงบประมาณที่ป้อนเข้าไปมาคำนวณเพื่อหายอดงบประมาณสุทธิและบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ

        1.3 เรียกดูข้อมูล

             ผู้จัดการเรียกดูข้อมูลงบประมาณผ่านระบบ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลงบประมาณมานำเสนอ

        1.4 แก้ไข

              เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด ผู้จัดการจะแก้ไขข้อมูล ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณและนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง

         2.5 ลบ

               ผู้จัดการลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

Data  Flow   Diagram  Level 1 of    Process 2

รูปที่ 4 แสดง  DFD  Level 1 of  Process 2.0 จัดการรายได้

คำอธิบาย DFD  Level 1 of  Process 2 ระบบจัดการรายได้

        2.1 รายได้

              พนักงาน เพิ่มข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จเงินเข้าสู่ระบบ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายได้ ระบบจะส่งข้อมูลรายได้และใบเสร็จรับเงินกลับไปหาพนักงาน

        2.2 คำนวณ

              ข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จรับเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมรายได้ และส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย

        2.3 เรียกดูข้อมูล

              - ผู้จัดการ เรียกดูข้อมูลยอดรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายได้มานำเสนอ หัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้

              - พนักงาน เรียกดูข้อมูลรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ

        2.4 แก้ไข

              เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด พนักงานจะแก้ไขข้อมูลในระบบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายได้และนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง

        2.5 ลบ

              พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

Data  Flow   Diagram  Level 1  of   Process  3

รูปที่ 5 แสดง  DFD  Level 1 of  Process 3.0 จัดการรายจ่าย

คำอธิบาย DFD  Level 1 of   Process 3 ระบบจัดการรายจ่าย

        3.1 รายจ่าย

              พนักงาน เพิ่มข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินเข้าสู่ระบบ ข้อมูลจะถูกบันทึกใน แฟ้มข้อมูลรายจ่าย ระบบจะส่งข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินกลับไปหาพนักงาน

        3.2 คำนวณ

              ข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมและส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย

        3.3 เรียกดูข้อมูล

              - ผู้จัดการ เรียกดูข้อมูลยอดรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายจ่ายมานำเสนอ หัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้

              - พนักงาน เรียกดูข้อมูลรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ

        3.4 แก้ไข

              เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด พนักงานจะแก้ไขข้อมูลในระบบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายได้และนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบถูกต้อง

        3.5 ลบ

              พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

กำหนด Attribute และ Primary key

รูปที่ 6 แสดง E-R Diagram  รวม

ตารางแสดงการออกแบบเอนทิตี้

ตาราง user เก็บข้อมูลของผู้เข้าใช้งาน

ตาราง Account เก็บข้อมูลรายได้

ตาราง Expenses เก็บข้อมูลรายจ่าย

ตาราง Budget จัดเก็บข้อมูลงบประมาณ

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบเชิงกายภาพ

ขั้นตอนการออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design)

เป็นขั้นตอนที่ระบุถึงลักษณะการทำงานของระบบทางกายภาพหรือทางเทคนิค โดยระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้เทคโนโลยี โปรแกรมภาษาที่จะนำมาเขียนโปรแกรม ฐานข้อมูล ระบบปฏิบัติการ และระบบเครือข่ายที่เหมาะสมกับระบบ

การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface Design)

เป็นการออกแบบจอภาพเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกับระบบได้ตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพในปัจจุบันนิยมใช้การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้แบบกราฟิก (Graphic User Interface)

รูปที่ 7  หน้าจอที่จะเข้าสู่ระบบธุรการ-การเงิน

รูปที่  8 หน้าหลักที่แบ่งการทำงานออกเป็น 3 ส่วน

รูปที่ 9  หน้างานธุรการ คือ ต้องการเอกสารของแผนกไหนสามารถกดเข้าไปดูได้

รูปที่ 10  หน้าจอการเงิน สามารถติ๊กเลือกสิ่งที่ต้องการและกดค้นหา

รูปที่ 11  แสดงผลการค้นหา

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ทีมงานได้จัดทำคู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบธุรการ-การเงิน เพื่อให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมได้มากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้
                1. ระบบบัญชีรายรับ เป็นระบบจัดการกับรายรับที่แผนกบัญชีได้รับมาทั้งการเพิ่ม ลบ แก้ไข เรียกดูข้อมูลและสั่งพิมพ์รายงาน
                2. ระบบบัญชีรายจ่าย เป็นระบบจัดการกับรายจ่ายที่ได้รับมาจากแผนกต่างๆทั้งการเพิ่ม ลบ แก้ไข เรียกดูข้อมูลและสั่งพิมพ์รายงาน
                3. ระบบเอกสาร เป็นระบบที่จัดการด้านเอกสารทั้งธุรการและการเงิน โดยสามารถเรียกดูเอกสารต่างๆที่ถูกจัดเก็บไว้มาใช้งาน 

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมี ปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง เมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว

การซ่อมบำรุงเป็นขั้นตอนเพื่อการดูแลระบบเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นและต้องทำการแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นซึ่งระบบที่ใช้เป็นระบบซอฟต์แวร์สำเร็จรูป หากเกิดข้อผิดพลาดสามารถแจ้งทางบริษัทให้เข้ามาดูแลหรือแก้ไขปัญหานั้นได้ การซ่อมบำรุงระบบนั้นขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างโดย ผู้ใช้งานต้องหมั่นตรวจสอบดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง

ผู้จัดทำ นางสาวสาวิณี  ฐานสันโดษ