ระบบบุคลากร

ขั้นตอนที่ 1

แนวทางการพัฒนาบุคลากร

                  ทำหน้าที่ในการจัดการดูแลด้านการบริหารงานบุคคลทั้งหมด มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้มีการใช้ระบบภายในองค์กรได้อย่างคล่องแคล่วและเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด พัฒนาประเมินผลและปรับปรุงคุณภาพของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ ตรวจเช็คเวลาเข้า-ออกของพนักงาน กำหนดค่าตอบแทนในการทำงานโดยตรงและจัดสรรผลประโยชน์โดยอ้อมให้กับบุคลากรอย่างได้มาตรฐาน จัดสวัสดิการและเงินตอบแทน

พนักงานบุคลากร

1. สามารถ Log-in เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆและเพิ่ม ลบ แก้ไข User           

2. สามารถกรอกข้อมูลการทำงานทั่วไปได้                 

3. สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลพนักงานได้                 

4. สามารถตรวจสอบข้อมูลการชำระเงินได้               

5. สามารถจัดการข้อมูลสมาชิกได้                 

6. สามารถจัดการข้อมูลระบบการจอง-จำหน่ายตั๋วภาพยนตร์ได้
หัวหน้าบุคลากร 
              1. สามารถ Log-in เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆและเพิ่ม ลบ แก้ไข User
              2. สามารถขอดูข้อมูลการทำงานทั่วไปได้ 
              3. สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลพนักงานได้ 
              4. สามารถขอดูรายการสรุปเงินเดือนพนักงานได้ 
              5. สามารถขอดูรายงานสถิติการหยุดงานของพนักงานได้ 
              6. สามารถขอดูข้อมูลสรุปการจำหน่ายตั๋วในแต่ล่ะเดือนได้ 
การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบพัฒนาระบบบุคลากรมาใช้งาน 
              หลังจากที่ได้ วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือสามารถตรวจสอบข้อมูลของ พนักงานในบริษัทได้ยาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของเวลาในการทำงานของพนักงานและเงินเดือนของพนักงาน อาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่ เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรง ตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ ดังนี้
              ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
              ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) 
              ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

 

รูปที่ 1 ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด

ทางเลือกที่ 1 : จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

 ตารางที่ 1  แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4            ช่วงคะแนน 100-90           เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3            ช่วงคะแนน 89-70             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2            ช่วงคะแนน 69-50             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1            ช่วงคะแนน 49-30             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ บริษัท อี–บิซิเนส พลัส จำกัด มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

 มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ตารางที่ 2  แนวทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อมาพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4            ช่วงคะแนน 100-90           เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3            ช่วงคะแนน 89-70             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2            ช่วงคะแนน 69-50             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1            ช่วงคะแนน 49-30             เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ปรับปรุง

              ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

 

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกจ้าง บริษัท ซีดีจี ซิสเต็มส์ จำกัด

มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

ตารางที่ 3   แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 

              ไม่มีการประเมินเพราะไม่มีการเปรียบเทียบ 
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3 
              ทางทีมงาน พิจารณาแล้วว่ามีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทาง เทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวน ทั้งสิ้น 3 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 350,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้ง 3

              ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาขอผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอ จากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

 ตารางที่ 4  เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้ง 3

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบบุคลากรมาใช้งานในบริษัทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของบริษัทและลดปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นของบริษัท

วัตถุประสงค์

เพื่อนำระบบบุคลากรมาแก้ไขปัญหา ต่างๆที่เกิดขึ้นให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้มาตรฐาน เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบบุคลากรได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบบุคลากรต่อไปนี้

1. เป็นระบบที่ใช้งานได้ง่าย

2. ระบบจะต้องสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ

3. ก่อให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

4. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

5. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

6. ระบบสามารถทำงานรายงานสรุปส่งให้ผู้บริหารและพิมพ์ออกมาได้                

7. ระบบสามารถทำการจอง-จำหน่ายตั๋วภาพยนตร์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายต่อการใช้งาน

ปัญหาของระบบเดิม

1. ตรวจสอบข้อมูลของพนักงานในบริษัทได้ยาก

2. ระบบการเงินภายในไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ

              3. ระบบโดยรวมยังไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ 
              ความต้องการของระบบใหม่ 
              1. สามารถบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงานได้ 
              2. สามารถดูข้อมูลประวัติพนักงานได้ 
              3. ดูข้อมูลการขายของพนักงานได้ 
              4. สามารถเช็คสถานะภาพการทำงานของพนักงานได้ 
              5. ทำงานร่วมกับแผนกอื่นได้โดยกำหนดสิทธิการใช้งานแต่ละบุคคล
              6. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย 
              ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่ 
              1. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น 
              2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน 
              3. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น 
              4. ลดภาระในการทำงานของพนักงาน 
              5. ข้อมูลมีความน่าเชื่อถือเกิดความผิดพลาดน้อย 
              6. ระบบมีความถูกต้องแม่นยำมากขึ้น 
              7. สามารถทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

แผนการดำเนินงานของโครงการ 
             แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบบุคลากร และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
              -  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ 
              -  ประมาณการใช้ทรัพยากร 
              -  ประมาณการใช้งบประมาณ 
              -  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน 
1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ 

 ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมายบุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้ 
              - นัก วิเคราะห์และออกแบบระบบซึ่งเป็นบุคคลที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญด้านสารสนเทศ เพื่อที่จะทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและ ติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบและอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
              - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ 

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

    ในปัจจุบันบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

              1. เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
              2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 8  เครื่อง
              3. เครื่องพิมพ์ (Printer) 3 เครื่อง

              4. อุปกรณ์ต่อพวง 4 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ตารางที่ 6 การบริหารงาน

สรุปงบประมาณของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ส่วนของผู้บริหาร

        ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

        นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                  200,000           บาท

2.พนักงาน

        ฝึกอบรมให้แก่ผู้บริหารและพนักงาน 10 คน                           2,000          บาท

        วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                           2,000          บาท

3.จัดซื้ออุปกรณ์ต่างๆ

        เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                  57,000          บาท

        อื่นๆ                                                                                         10,000          บาท

                                                                                        รวม        271,000          บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบบุคลากรจะใช้เวลาประมาณ 90 วัน ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2558 ถึง 1 มีนาคม 2558 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบบุคลากรของบริษัท 
              ระยะเวลาดำเนินงาน 
              - คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
              - จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวันหรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง
              - หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า 
              รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร 
              จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบ บุคลากรระบบเดิมของบริษัทส่วนใหญ่มีการนำเทคโนโลยีมาใช้บางส่วนแต่ก็ยังไม่ มีประสิทธิภาพเพียงพออาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงานและอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าที่มาใช้บริการเพื่อเป็นการ เพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัท จึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น
              ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้ 
              1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
              ในส่วนนี้อาจเกี่ยวข้องกับทางด้าน Software และHardware ของระบบเดิม ว่ามีการใช้ส่วนใดบ้างเช่นโปรแกรมสำเร็จรูปด้านต่างๆและอุปกรณ์อื่นๆ 

2. ความเป็นไปได้ทางด้านปฏิบัติงาน 
              ทำการศึกษาทางด้านต่างๆในการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท จากการทดสอบระบบใหม่พบว่าระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้ 

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา

ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบบุคลากรใช้เวลาทั้งหมด 3 เดือน ตั้งแต่ 1 มกราคม 2558 - 1 มีนาคม 2558 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท 
              จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบได้ผลที่ประสบความสำเร็จ ระบบที่ได้เป็นไปตามความต้องการของบริษัท

  

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบบุคลากรได้ รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวม ข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่เพื่อ แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

ในการกำหนดความต้องการทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire) สำหรับวิธี การออกแบบสอบถาม ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มี เวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบซึ่งบุคคลที่ทาง ทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้

              บุคคล ผู้ตอบแบบสอบถาม คือ พนักงานผู้ที่ใช้ระบบการใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลที่ต้องการพัฒนาเนื่อง จากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการ สัมภาษณ์ ซึ่งไม่ต้องมีการจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของพนักงาน สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม ทำให้ผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล 

ตัวอย่างแบบสอบถาม

แบบฟอร์มที่ 1  แบบสอบถามเพื่อการเก็บรวบรวมข้อมูล

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

2. ความต้องการในระบบใหม่

ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

              1. เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2007

              2. เครื่องลูกข่าย จำนวน 8 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

              ·       แผนกธุรการ-การเงินใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้ Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

              ·       แผนกห้องฉายใช้เครื่องฉายระบบฟิล์ม ในการฉายภาพยนตร์

              ·       แผนกจำหน่ายตั๋วใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

              ·       แผนกช่างซ่อมใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้

              ·       แผนกอาหารใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า

              ·       แผนกพนักงานใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

              ·       แผนกสื่อโฆษณาใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูล ข่าวสาร

              ·       แผนกบริการลูกค้าใช้ระบบ PC telephony รวมถึง Internet telephony ซึ่งเป็นการรวมระบบ โทรศัพท์เข้ากับระบบงานต่างๆ

              ·       แผนกเจ้าหน้าที่ใช้ซอฟแวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายงานต่างๆ

              ·       แผนกซ่อมบำรุงใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ ซ่อมบำรุง และจัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง

              ·       แผนก system ใช้ซอฟแวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายละเอียดของระบบแผนกออกแบบใช้ซอฟแวร์ VISUAL STUDIO 2010 EXPRESS EDITION ในการออกแบบ

              3. เครื่องพิมพ์จำนวน 3 เครื่อง

              4. อุปกรณ์ต่อพ่วง จำนวน 4 ชุด

ความต้องการในระบบใหม่ 

              1. สามารถตรวจสอบข้อมูลของพนักงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง

              2. ระบบสามารถประเมินเวลาในการทำงานของพนักงานได้และคำนวณเงินเดือนของพนักงานโดยดูจากเวลาในการทำงาน

              3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

              4. สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

ความต้องการระบบงานใหม่
             จากผู้ใช้ได้รวบรวมความต้องการของระบบใหม่ ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติมจึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว เช่น

              1. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

              2. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

              3. สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

              4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

              5. สามารถตรวจสอบข้อมูลพนักงานได้ทุกฝ่ายและสถานภาพการทำงานได้ถูกต้อง

              6. สามารถเรียกดูข้อมูลของแผนกอื่นที่เกี่ยวข้องกับงานบุคคลากร    

              7. มีการจัดเก็บข้อมูลที่ถูกต้องและค้นหาข้อมูลได้ง่าย

                            8. ระบบมีประสิทธิภาพตอบสนองกับความต้องการของพนักงานและลูกค้า

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่

จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย DFD

จากการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) ดังนี้

แผนภาพบริบท (Context Diagram)

รูปที่ 2 แสดง  Context Diagram

อธิบาย Context Diagram

จาก Context Diagram ของ ระบบบุคลากรบริษัท เมเจอร์คลับ จำกัด ระบบบุคลากรเป็นระบบที่จัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงานบุคลากรต่างๆ ลักษณะการทำงานของระบบบุคลากรจะมีพนักงานบุคลากรทั่วไปและหัวหน้าฝ่าย บุคลากรที่มีหน้าที่และสิทธิการทำงานดังนี้

พนักงานบุคลากร

              พนักงานจะเข้าใช้ระบบได้และสามารถเรียกดูข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน สามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลของบุคลากรระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูล

- สามารถเรียกดูข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน ย้อนหลังได้

- สามารถทำการบันทึกข้อมูล คำนวณเงินเดือนของพนักงาน

- สามารถพิมพ์รายงานได้และออกใบสลิปเงินเดือนให้กับพนักงาน

          แสดง DFD LEVEL 0

 

รูปที่ 3 แสดง DFD ภาพรวมของระบบบุคลากร

อธิบาย Data flow Diagram Level 0

                จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

Process 1.0 ระบบ Log-in           

                ผู้ใช้ระบบจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล D1 ถ้าข้อมูลถูกต้องก็จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งกลับไปยังผู้ใช้

Process 2.0 ระบบการจัดการข้อมูล

                พนักงานจะทำการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลของพนักงานและจัดเก็บในแฟ้มข้อมูล D2

Process 3.0 ระบบคำนวณเงินเดือน

                พนักงานจะทำการคำนวณเงินเดือน โดยใส่รหัสพนักงาน ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลพนักงานในแฟ้ม D2 และข้อมูลการทำงานในแฟ้มข้อมูล D3 เพื่อมาคำนวณหาเงินเดือน และจะจัดเก็บข้อมูลเงินเดือนในแฟ้มข้อมูล D4

Process 4.0 ระบบเรียกดูและพิมพ์รายงาน

                พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลของพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน และระบบสามารถพิมพ์รายงาน และออกใบสลิปเงินเดือนได้ หัวหน้าแผนกสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้

Data  Flow   Diagram  Level 1 of    Process 1.0

รูปที่ 4 แสดง  DFD  Level 1 of  Process 1.0 ระบบ Log-in

อธิบาย  DFD  Level 1 of  Process 1.0 ระบบ Log-in

Process 1.1 Log-in เข้าใช้งาน

Process 1.2 Log-in สำเร็จ

Process 1.3 แก้ไขข้อมูล

Process 1.4 Log-in ไม่สำเร็จ

ผู้ใช้ทำการล็อกอินเข้าใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้เมื่อระบบตรวจสอบข้อมูลถูกต้อง ระบบจะทำการส่งการยืนยันเข้าระบบ ผู้ใช้ระบบสามารถแก้ไขข้อมูล User ได้โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูล D1 และระบบจะแจ้งการยืนยันแก้ไขให้กับผู้ใช้ถ้าหากผู้ใช้ใส่ User ID ผิดพลาดระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแจ้งความผิดพลาดไปยังผู้ใช้

Data  Flow   Diagram  Level 1 of    Process 2.0

 รูปที่ 5 แสดง  DFD  Level 1 of  Process 2.0 ระบบการจัดการข้อมูล

อธิบาย  DFD  Level 1 of  Process 2.0 ระบบการจัดการข้อมูล

              Process 2.1 เพิ่มข้อมูล

              Process 2.2 แก้ไขข้อมูล

Process 2.3 ลบข้อมูล

              พนักงานจะป้อนข้อมูลพนักงานให้กับระบบ ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล D2 เมื่อพนักงานต้องการแก้ไขข้อมูลระบบจะทำการดึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูล D2 และจะส่งการยืนยันให้กับพนักงาน เมื่อพนักงานต้องการลบข้อมูลระบบจะทำการดึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูล D2 และจะส่งการยืนยันการลบให้กับพนักงาน

Data  Flow   Diagram  Level 1  of   Process  3.0

รูปที่ 6 แสดง  DFD  Level 1 of  Process 3.0 ระบบคำนวณเงินเดือน

อธิบาย DFD  Level 1 of  Process 3.0 ระบบคำนวณเงินเดือน

Process 3.1 ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน

Process 3.2 คำนวณเงินเดือน

Process 3.3 ออกใบสลิป

             พนักงานบุคลากรจะใส่รหัสพนักงานเพื่อทำการค้นหาเงินเดือน ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล ถ้าเกิดการใส่รหัสผิดพลาดระบบก็จะแจ้งกลับไปยังพนักงาน เมื่อข้อมูลถูกต้องระบบจะทำการคำนวณเงินเดือนสุทธิของพนักงานเมื่อระบบคำนวณหาเงินเดือนสุทธิได้แล้ว ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูลและออกใบสลิปให้กับพนักงาน

แบบจำลองข้อมูล (Data Modeling)

ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบบุคลากรด้วย E-R Diagram

นอกจากการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ (Process Modeling) ด้วยแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ในการกำหนดความต้องการของระบบแล้วยังต้องจำลองข้อมูล (Data Modeling) ทั้งหมดในระบบด้วยแผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล (Entity Relationship Diagram : E-R Diagram) โดยข้อมูลนั้นมีความหมายรวมทั้งข้อมูลที่อยู่บนเอกสารหรือรายงานต่างๆ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งแบบจำลองที่แสดงให้เห็นเป็นแบบจำลองของระบบการขาย ในระบบการขายสามารถออกแบบ E-R Diagram ได้ดังต่อไปนี้

รูปที่ 7 แสดง E-R Diagram  รวม

             ตาราง employee ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน

             ตาราง User ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลผู้ใช้

             ตาราง Salary ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลเงินเดือนพนักงาน

ขั้นตอนที่ 5 
การออกแบบเชิงกายภาพ

ขั้นตอนการออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design) 
             เป็นขั้นตอนที่ระบุถึงลักษณะการทำงานของระบบทางกายภาพหรือทางเทคนิค โดยระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้เทคโนโลยี โปรแกรมภาษาที่จะนำมาเขียนโปรแกรม ฐานข้อมูล ระบบปฏิบัติการ และระบบเครือข่ายที่เหมาะสมกับระบบ 
การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface Design) 

เป็นการออกแบบจอภาพเพื่อให้ผู้ใช้ งานสามารถโต้ตอบกับระบบได้ตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพในปัจจุบันนิยม ใช้การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้แบบกราฟิก (Graphic User Interface)

รูปที่ 8 แสดงหน้าจอ Login เพื่อเข้าสู่ระบบ

รูปที่ 9 แสดงหน้าจอหลัก

รูปที่ 10 แสดงหน้าจอข้อมูลพนักงาน

รูปที่ 11 แสดงหน้าจอเพิ่มข้อมูลพนักงาน

รูปที่ 12 แสดงหน้าจอคำนวณเงินเดือน

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

 ทีมงานได้จัดทำคู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบบุคลากร ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมได้มากยิ่งขึ้นโดยมีรายละเอียด ดังนี้

แนะนำ โปรแกรมระบบบุคลากรเป็นโปรแกรมที่ทำงานเกี่ยวกับงานบุคลากรซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั้งหมด 3 ได้แก่                 

1. ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการป้อนเวลาการทำงานและเวลาโอทีของพนักงานและสามารถคำนวณหาเงินเดือนได้

2. ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการป้อนข้อมูลพนักงาน สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลพนักงานได้

3. ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการพิมพ์รายงาน สามารถพิมพ์รายงานเงินเดือนของแต่ละคนเพื่อให้ผู้บริหารสรุปยอดค่าใช้จ่ายของบริษัท

ขั้นตอนที่  7

การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนการซ่อมบำรุงระบบ

เป็นขั้นตอนเพื่อการดูแลระบบเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น และต้องทำการแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นรวมทั้งเป็นขั้นตอนเพื่อการปรับปรุงหรือดัดแปลงหรือแก้ไขทั้งโปรแกรม  การซ่อมบำรุงระบบนั้นขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้าง ผู้ใช้งานต้องหมั่นตรวจสอบดูแลระบบอย่างต่อเนื่องนอกจากนี้ยังปรับปรุงให้ระบบทำงานตามความต้องการของผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้นอยู่เสมอ เช่น รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปของเทคโนโลยี 

ผู้จัดทำ นางสาวศิริวรรณ ลิ้มสมุทร